26/01/2016
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13 cambios clave en la norma ISO9001 y su impacto en las pymes
A fines de septiembre se publicaron las nuevas versiones de las normas ISO 9001 y 14001A fines de septiembre se publicaron las nuevas versiones de las normas ISO 9001 y 14001
Las empresas se enfrentan cada vez más seguido a mayores demandas tanto de rentabilidad como de calidad. Para poder hacer frente a estas instancias, sea un emprendimiento, una pyme o una gran firma, un sistema de gestión eficiente ayuda a obtener mejores y mayores ventajas competitivas.
Para esto, la Organización Internacional de Estandarización desarrolló las normas ISO, una serie de reglas básicas y genéricas que definen las bases de un sistema de gestión de calidad para todo tipo de empresa, con el objetivo de monitorear los procesos y servir mejor al cliente y cumplir sus expectativas.
Luego de varios años de revisión –a cargo de especialistas de 95 países- el mes pasado se publicó la nueva versión de las normas ISO9001 y la ISO14001 para sistemas de Gestión de Calidad y Gestión Ambiental, respectivamente.
La nueva versión incluye numerosas variantes. Con el objetivo de comprender qué impacto tendrán en las pymes, Infobae consultó a Luciana Paulise, consultora de gestión de pequeñas y medianas empresas y directora de Biztorming, quien nos explicó los 13 principales cambios de la nueva versión 2015.
1. Formato: la estructura de la norma se cambió con el objeto de facilitar su integración con otras normas como la de medio ambiente ISO14000 y la ISO26000 de responsabilidad social. Las 8 cláusulas actuales se reemplazarán por 10. No hay nuevas categorías sino que están distribuidas en forma diferente. La estructura general se llama Anexo SL.
2. Terminología: se incluyen cambios en la terminología también para alinearse con los otros estándares, para ello habrá un anexo específico, el anexo A.
3. Adaptación al nuevo contexto y las distintas organizaciones: de productos, de servicios, sin fines de lucro y organismos públicos. Busca ser más genérica y ser más fácilmente aplicable a servicios. Pone más énfasis en entender el contexto de la organización, y cómo este impacta en su sistema de calidad y la sustentabilidad de la organización en el tiempo. Para cumplimentar esta cláusula lo más conveniente es hacer un profundo análisis de fortalezas y debilidades internas, amenazas y oportunidades externas (F**A) y también tener una herramienta de monitoreo periódico de resultados, como un tablero de control.
4. Riesgos: la versión anterior pedía acciones preventivas, en cambio la versión 2015 solicita una evaluación de riesgos del contexto, tanto para cuestiones negativas y positivas. La pyme puede utilizar el riesgo como una oportunidad de mejora, pero primero debe conocerlo.
5. Liderazgo: instala la idea de que el sistema de calidad y el ambiental deben gestionarse de manera estratégica desde la dirección, y sostenerse con su compromiso.
6. Requisitos: la documentación específica requerida es menor. Antes al menos había 8 documentos y 21 registros necesarios para certificar. Lo que se pretende ahora es que se cumplan los objetivos y las metas, más allá del método formal que se utilice.
7. Conocimiento organizacional: en la sección 7 se menciona que la organización debe determinar el conocimiento necesario para poder lograr la conformidad de sus productos y servicios. Se trata principalmente de mejorar la forma en que se accede al conocimiento, se mantiene y se protege. Por ejemplo, no sólo es importante tener una manual de instrucciones, sino asegurarse que sea útil, actual, que la gente que lo necesita pueda acceder al mismo y la que no debe no lo haga, y ver que otro tipo de información puede necesitar el empleado para llevar a cabo el servicio o desarrollar el producto.
8. Exclusiones: en la ISO9001:2008 se especifica que algunos requisitos pueden excluirse si no aplican a la organización, como por ejemplo Diseño y Desarrollo. En la nueva versión no se detalla qué puede o no excluirse, queda a criterio de la organización siempre y cuando el requisito que no se tenga en cuenta no afecte la capacidad de la organización de producir el producto o servicio de forma consistente.
9. El manual de calidad ya no es un documento obligatorio.
10. El responsable de la dirección para calidad ya no es obligatorio.
11. Partes interesadas: ya no sólo se mencionan los proveedores y los clientes en la norma, sino también accionistas, distribuidores, consumidores, la comunidad y todo aquel que pueda verse impactado por la organización.
12. Comunicación: debe ser un proceso transversal a los demás, donde se promueva tanto la comunicación interna como la externa. Por ejemplo, la política de calidad debe estar disponible para las partes interesadas en una web o una cartelera a la que cualquiera pueda acceder.
13. Los principios de gestión ya no son 8, sino que son 7: foco en el cliente, liderazgo, compromiso de la gente, foco en los procesos, mejora, toma de decisiones en base a hechos y gestión de las relaciones.
Medio ambiente. La ISO14001 establece políticas de sensibilización, educación y exigencia de conducta
Shutterstock
En cuanto a la ISO14001 específicamente, "esta versión se enfoca en hacer pensar a los empresarios en el ciclo de vida completo de sus productos, para asegurar que se proteja el medio ambiente desde el diseño de los mismos hasta su disposición final", añadió Paulise.
Asimismo, recordó que la norma promueve también la implementación "proactiva de iniciativas para reducir los residuos, disminuir y controlar efectivamente la contaminación y gestionar los recursos de manera eficiente".
Más de un millón de empresas están certificadas con ISO9001 en todo el mundo. Y como se dijo, tanto las grandes compañías como las pequeñas y medianas empresas -aún formadas por una sola persona- pueden certificar. Pueden ser de la industria manufacturera, servicios, salud etc. "No se busca que el producto sea el mejor, sino que los productos iguales tengan características iguales", explicó Paulise.
Objetivos y beneficios
- Mejorar la forma de hacer negocios
- Cumplir requerimientos de clientes que necesiten que estemos certificados
- Incrementar el market share. (Al certificar hay más compañías que pueden ser tus clientes porque podés cumplir sus requerimientos)
- Competir en un mercado global
- Reducir pérdidas, scrap y re-trabajos
- Incrementar la confianza del cliente y su satisfacción
